Vos états des lieux classés par bien et par locataire
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État des lieux : modèle gratuit pour l’entrée et la sortie [2026]
Mon premier état des lieux d’entrée a duré 12 minutes. Je me suis baladé dans l’appartement avec mon locataire, on a coché “bon état” partout, signé, et basta. Six mois plus tard, à la sortie, j’ai découvert une fissure au plafond de la salle de bain. Mon locataire a dit “elle était déjà là”. Moi je n’avais rien noté. Résultat : j’ai payé la réparation de ma poche.
Depuis, je prends l’état des lieux très au sérieux. Si tu veux éviter le même scénario, voici tout ce que j’ai appris — avec un modèle gratuit à utiliser.
Pourquoi l’état des lieux est ton meilleur allié
L’état des lieux, c’est la photo officielle de l’appartement à un instant T. Il protège les deux parties : le locataire prouve qu’il n’a pas causé de dégât préexistant, et toi tu prouves que le dégât n’était pas là à l’entrée.
Sans état des lieux d’entrée, la loi présume que le logement a été remis en bon état. Traduction : en cas de litige, c’est toi qui perds. A chaque fois.
L’état des lieux de sortie, comparé à celui d’entrée, détermine ce que tu peux retenir sur le dépôt de garantie. Pas d’état des lieux d’entrée = pas de retenue possible. C’est aussi simple que ça.
Avant même de te poser la question des retenues, vérifie que le montant de la caution que tu as demandée est conforme à la loi — c’est plafonné selon le type de location.
État des lieux d’entrée : la checklist pièce par pièce
Prends ton temps. Vraiment. Mon premier état des lieux de 12 minutes m’a coûté 350 euros. Le deuxième a duré 45 minutes et je n’ai jamais eu de problème.
Ce qu’il faut vérifier dans chaque pièce
Sols : rayures, taches, carrelage fissuré, parquet abîmé. Note l’état : neuf, bon, usé, dégradé.
Murs : traces, trous de chevilles, fissures, peinture écaillée. Compte les trous. Oui, compte-les.
Plafond : traces d’humidité, fissures, peinture qui cloque.
Fenêtres : ouverture/fermeture, joints, vitrage (rayures, fissures), volets.
Portes : fermeture, poignée, état du bois ou du PVC.
Électricité : chaque prise, chaque interrupteur. Teste-les. Sérieusement. Un interrupteur qui ne marche pas, c’est une réparation à ta charge si tu ne l’as pas noté — sauf si le locataire a bricolé l’installation depuis, auquel cas la règle change (je détaille qui paie les réparations électriques).
Plomberie : robinets (eau chaude et froide), chasse d’eau, siphons, traces de fuite sous l’évier.
Équipements : radiateurs, VMC, détecteur de fumée, interphone, boîte aux lettres.
Les trucs qu’on oublie toujours
- Les placards (intérieur, étagères, portes coulissantes)
- Le balcon ou la terrasse
- La cave ou le parking
- Les clés (nombre exact de chaque type)
- Les compteurs (relève eau, électricité, gaz)
Mon conseil : fais l’état des lieux en plein jour. Les ampoules qui cachent les défauts, c’est le piège classique.
Les photos : ton assurance gratuite
Prends une photo de chaque élément avec ton téléphone. Sols, murs, plafond, chaque équipement. Vise les défauts existants de près. Au total, tu devrais avoir entre 30 et 60 photos pour un T2/T3.
L’astuce : active l’horodatage sur ton appareil ou envoie-toi les photos par email juste après — ça prouve la date. Stocke-les dans un dossier nommé “EDL-entree-[date]” que tu ne touches plus. En cas de litige 2 ans plus tard, ces photos valent de l’or.
Mon deuxième état des lieux d’entrée, j’ai pris 47 photos. A la sortie, j’ai pu prouver que les 3 trous dans le mur du salon n’existaient pas à l’entrée. 120 euros retenus sur le dépôt, sans contestation.
État des lieux de sortie : la comparaison qui fait tout
L’état des lieux de sortie doit être présenté sur le même format que celui d’entrée. Idéalement, côte à côte. Tu compares chaque élément : ce qui était noté “bon état” à l’entrée et qui est maintenant “dégradé”, c’est potentiellement une retenue sur le dépôt de garantie.
La règle clé : tu ne peux pas retenir pour la vétusté. Un parquet qui s’use après 5 ans de location, c’est normal. Une porte défoncée, non. La distinction est simple : l’usure normale du temps, c’est pour le propriétaire. Les dégradations causées par le locataire, c’est pour lui.
En pratique, la comparaison photo par photo entre l’entrée et la sortie tranche 90% des discussions. Le locataire voit la photo d’entrée, voit la photo de sortie, et comprend. Pas besoin de s’énerver.
Si tu n’as pas de photos d’entrée ? Tu es dans la même situation que moi avec ma fissure au plafond. Ta parole contre la sienne. Et devant un juge, sans preuve, tu perds.
Si ton locataire conteste, c’est les photos qui tranchent. D’où l’importance de photographier tout à l’entrée ET à la sortie, avec la date visible.
Astuce : la grille de vétusté
Certains bailleurs utilisent une grille de vétusté qui fixe la durée de vie de chaque élément (peinture : 7 ans, moquette : 10 ans, etc.). Ce n’est pas obligatoire, mais ça évite les discussions. Si la peinture a 8 ans et que le locataire a fait une tache, tu ne peux pas lui facturer une peinture neuve — seulement la quote-part.
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Modèle d’état des lieux gratuit
Voici les mentions obligatoires que ton état des lieux doit contenir :
- Type : entrée ou sortie
- Date
- Adresse du logement
- Nom et adresse du bailleur
- Nom et adresse du locataire
- Relève des compteurs (eau, électricité, gaz)
- Nombre de clés remises
- Pour chaque pièce : description de chaque élément (sol, murs, plafond, équipements) avec état (neuf, bon, usé, dégradé)
- Signatures des deux parties
Le document doit être fait en deux exemplaires (un pour chaque partie) ou envoyé par voie dématérialisée si les deux sont d’accord.
La méthode la plus simple : utilise un tableau avec une ligne par élément et une colonne “Entrée” / “Sortie”. Ca permet la comparaison directe.
Voici un exemple de structure pour une pièce :
| Élément | État entrée | État sortie | Observation |
|---|---|---|---|
| Sol (parquet) | Bon — quelques rayures légères | ||
| Murs | Bon — peinture blanche propre | ||
| Plafond | Bon | ||
| Fenêtre | Bon — fermeture OK, joint usé | ||
| Prise x2 | Bon — fonctionnelles | ||
| Radiateur | Bon — thermostat OK |
Multiplie ça par le nombre de pièces. C’est long, mais c’est ce qui te protège. Un état des lieux bâclé ne protège personne.
Sur Logio, tu peux suivre tes états des lieux et les associer à chaque locataire. Pratique quand tu gères plusieurs biens.
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Les erreurs qui coûtent cher
Pas de photos. L’état des lieux écrit c’est bien. Avec 50 photos datées, c’est blindé. Prends chaque mur, chaque sol, chaque équipement. Stocke-les dans un dossier daté.
Pas de date sur le document. Sans date, l’état des lieux perd toute valeur juridique. Ça paraît bête, mais ça arrive.
Signature manquante. Les deux parties doivent signer. Un état des lieux signé uniquement par le bailleur ne vaut rien.
Faire l’état des lieux trop vite. 12 minutes pour un T3, c’est impossible. Prends 30 à 45 minutes minimum. Ton locataire comprendra.
Oublier les compteurs. La relève des compteurs à l’entrée et à la sortie évite les litiges sur les charges de la période de transition.
Ne pas noter les meubles (en meublé). Si tu loues meublé, l’inventaire fait partie de l’état des lieux. Liste chaque meuble avec son état. C’est encore plus crucial sur les baux courts comme le bail mobilité, où la rotation des locataires est rapide.
Faire l’état des lieux après la remise des clés. L’état des lieux se fait au moment de la remise des clés, pas après. Si tu donnes les clés le lundi et que tu fais l’état des lieux le mercredi, le locataire peut contester tout dégât constaté entre-temps. Même jour, même moment.
Questions fréquentes
L'état des lieux est-il obligatoire ?
Oui, depuis la loi ALUR de 2014. Il doit être réalisé de manière contradictoire (les deux parties présentes) et à l’amiable. Sans état des lieux d’entrée, le logement est présumé en bon état — c’est le bailleur qui perd.
Peut-on faire l'état des lieux sans le locataire ?
Non. L’état des lieux doit être contradictoire. Si le locataire refuse d’être présent, tu peux faire appel à un huissier. Le coût est partagé entre les deux parties.
Combien de temps après l'état des lieux d'entrée peut-on le modifier ?
Le locataire dispose de 10 jours après la remise des clés pour demander des modifications. Pendant la période de chauffe (premier hiver), il peut aussi signaler des défauts de chauffage non visibles à l’entrée.
Faut-il un professionnel pour faire l'état des lieux ?
Non. Tu peux le faire toi-même avec ton locataire. C’est gratuit. Si vous faites appel à un huissier (en cas de désaccord ou d’absence), le coût est encadré et partagé entre bailleur et locataire.
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Guillaume Pons — Bailleur à Montpellier et créateur de Logio. J’ai créé Logio pour simplifier la gestion locative des propriétaires qui gèrent seuls.
Questions fréquentes
Combien de temps doit durer un état des lieux d'entrée correct ?
Compte 45 minutes à 1 h 30 minimum pour un T2-T3, davantage pour un meublé ou une maison. Mon erreur de débutant : un état des lieux bâclé en 12 minutes m'a coûté 350 € à la sortie. Pour bien faire : prends 5-7 minutes par pièce, photographie chaque détail suspect, teste chaque équipement (prises, robinets, chasse d'eau, fenêtres), et n'oublie jamais les annexes (cave, balcon, parking). Si le locataire est pressé et veut zapper, refuse poliment — c'est ta protection juridique pour les 3 ans à venir.
Est-ce que l'état des lieux peut être réalisé sans le locataire ?
Non, jamais. L'état des lieux est un acte contradictoire et bilatéral : il doit être signé par les deux parties (toi et le locataire) le jour même. Si le locataire refuse de venir ou est absent à la sortie, tu dois faire intervenir un commissaire de justice (anciennement huissier) qui établira un constat amiable. Coût : 150 à 250 € partagés à 50/50 entre bailleur et locataire. Sans état des lieux contradictoire ni constat huissier, la loi présume le logement remis en bon état — autrement dit, tu ne peux rien retenir sur le dépôt de garantie.
Quelles photos sont juridiquement valables dans un état des lieux ?
Toutes les photos sont recevables si elles sont horodatées et annexées au document écrit signé. La jurisprudence accepte les photos numériques (smartphone, appareil) tant qu'on peut prouver qu'elles correspondent à l'état du jour J. Astuce concrète : imprime les photos clés (compteurs, pièces dégradées) et fais-les parapher par le locataire en bas de chaque feuille. Sauvegarde l'original numérique avec métadonnées EXIF intactes dans un cloud. En cas de litige, un juge demandera la preuve de l'horodatage — d'où l'intérêt d'éviter d'envoyer les photos par messagerie qui les recompresse.
Comment distinguer usure normale et dégradation locative ?
La règle clé : l'usure normale est due au temps et à l'usage raisonnable, la dégradation à un défaut d'entretien ou un acte volontaire. Exemples concrets : peinture jaunie après 5 ans = usure (non retenable), trou de cheville rebouché grossièrement = dégradation (retenable). Tâches sur la moquette après 4 ans = usure si entretien normal, brûlure cigarette = dégradation. La vétusté se calcule selon des grilles légales : peinture amortie en 7 ans, moquette en 7 ans, électroménager fourni en 5-10 ans. Au-delà, plus aucune retenue possible.
Pourquoi l'état des lieux numérique avec signature électronique est-il accepté ?
Depuis la loi ALUR de 2014, l'état des lieux peut être établi sur support numérique avec signature électronique conforme au règlement européen eIDAS. Avantages : pas d'oubli de pièces grâce aux checklists guidées, photos intégrées avec géolocalisation, archivage cloud automatique, partage immédiat par e-mail au locataire. Conditions de validité : la signature doit être qualifiée ou avancée (pas une simple case cochée), et le document doit être consultable par les deux parties. Coût d'un service type Check & Visit ou état-des-lieux.fr : 0 à 5 €/EDL si tu le fais toi-même.
Combien de temps après l'état des lieux d'entrée puis-je signaler un défaut oublié ?
Tu as 10 jours à compter de la signature pour signaler un défaut oublié et faire annexer un avenant au document. Pour les équipements de chauffage (chaudière, radiateurs), tu as toute la première période de chauffe (octobre à mars suivants) pour signaler un dysfonctionnement. Au-delà, c'est trop tard : le défaut est réputé inexistant à l'entrée et tu ne pourras pas le retenir sur le dépôt de garantie. Envoie ta demande d'avenant par lettre recommandée avec AR ou e-mail avec accusé de réception pour dater la démarche.