Suivi des charges par bien, exercice après exercice
Logio garde la trace des provisions versées et des charges réelles de chaque année, bien par bien. Tu rapproches plusieurs exercices d'un coup d'oeil et tu repères les régularisations oubliées avant qu'elles ne se prescrivent.
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Régularisation de charges oubliée : jusqu’où tu peux remonter ?
Ma cousine a hérité d’un appartement de son père l’année dernière. Bien situé, loué depuis 15 ans à la même locataire. Bonne nouvelle sur le papier.
Mauvaise nouvelle quand elle a regardé les comptes : son père, trop gentil, n’avait jamais fait les régularisations de charges. Jamais révisé le loyer avec l’IRL. Jamais facturé la TEOM (taxe ordures ménagères). Au cumul, ça faisait plusieurs milliers d’euros que la locataire n’avait pas payés — sans le savoir, vu que personne ne lui avait rien réclamé.
Question qui revient souvent chez les bailleurs dans cette situation : jusqu’à quand je peux remonter ? La réponse est claire : 3 ans maximum. Et oui, tu peux le faire toi-même même si une agence gère le bien. Voici comment.
La règle des 3 ans : ce que dit la loi
C’est l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 qui pose la règle : toutes les actions relatives au bail d’habitation se prescrivent par 3 ans. Ca vaut dans les deux sens :
- Bailleur : tu peux réclamer au locataire ce qu’il te doit, mais pas au-delà de 3 ans.
- Locataire : il peut réclamer au bailleur ce qu’il a trop payé, mais pas au-delà de 3 ans.
Concrètement, si on est en avril 2026, tu peux demander les régularisations de 2023, 2024 et 2025. Les charges de 2022 et avant ? Perdues. Définitivement.
Bon à savoir : ce délai de 3 ans s’applique aussi quand le locataire est déjà parti. Si tu découvres une régularisation oubliée après son départ, tu peux toujours la lui réclamer — je détaille la marche à suivre dans mon guide sur la régularisation des charges au départ du locataire.
Le délai démarre à partir du moment où tu aurais dû faire la régularisation (donc l’année suivante de chaque exercice). C’est pour ça qu’il faut agir vite quand tu découvres le problème. Chaque mois qui passe te fait potentiellement perdre de l’argent.
Est-ce que je peux notifier moi-même ?
C’est la question qui revient à chaque fois que le bien est géré par une agence. Réponse : oui, absolument. Tu es le bailleur. Tu restes titulaire du bail. Même avec un mandat de gestion en cours, tu gardes le droit de communiquer directement avec ton locataire.
C’est même parfois nécessaire. Certaines agences laissent traîner les dossiers, ne traitent pas les régularisations, ou mettent des semaines à répondre. Si c’est ton cas, tu as deux options :
- Envoyer toi-même une lettre recommandée avec le décompte détaillé et les justificatifs
- Attendre la fin du mandat de gestion pour reprendre tout en direct
Attention quand même : si tu notifies toi-même pendant que l’agence est mandatée, préviens l’agence. Sinon tu risques un conflit juridique (qui représente qui ?) si le locataire conteste. Un simple email à l’agence “je vais relancer Mme X directement sur les régularisations en retard” suffit comme trace.
Comment préparer le dossier
La notification par recommandé doit contenir des éléments précis, sinon le locataire peut contester et gagner.
Le décompte détaillé, par année :
- Pour chaque année (2023, 2024, 2025)
- Le total des charges récupérables (pas les non récupérables — voir mon article sur les charges récupérables)
- Le total des provisions versées par le locataire sur l’année
- Le solde (complément dû ou trop-perçu à rembourser)
Pour calculer le solde année par année et générer un décompte propre à joindre au recommandé, le simulateur de régularisation des charges fait le rapprochement provisions / charges réelles et sort le tableau en PDF.
Les justificatifs :
- Copies des arrêtés des comptes de ton syndic pour chaque année
- Le mode de répartition des charges (tantièmes)
- Si tu factures la TEOM : copie de ton avis de taxe foncière de chaque année
Le locataire a le droit de consulter toutes les pièces justificatives pendant 6 mois. Garde-les à disposition.
Modèle de lettre :
Objet : Régularisation des charges locatives — Années 2023, 2024, 2025
Madame/Monsieur [Nom],
Conformément à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, je vous notifie la régularisation des charges locatives pour les exercices 2023, 2024 et 2025, non régularisés à ce jour.
[Joindre le décompte par année]
Total dû : [montant] euros
Conformément à la loi, vous pouvez demander un étalement du paiement sur 12 mois, la régularisation intervenant plus d’un an après son exigibilité.
Les pièces justificatives sont à votre disposition pendant 6 mois.
Cordialement, [Ton nom]
L’étalement sur 12 mois : le droit du locataire
Point important que beaucoup de bailleurs ignorent : si tu régularises avec plus d’un an de retard, le locataire peut exiger un étalement du paiement sur 12 mois.
Exemple concret : tu réclames 800 euros de régularisation cumulée. Le locataire peut te demander de payer 66 euros par mois pendant 12 mois plutôt qu’un chèque en une fois.
C’est la loi, pas une négociation. Tu ne peux pas refuser. Par contre :
- L’étalement ne peut pas excéder 12 mois
- Il ne concerne que la partie au-delà d’un an de retard
- Si le locataire ne demande rien, tu peux réclamer le paiement intégral
En pratique, je conseille de proposer l’étalement d’emblée dans ta lettre. Ca désamorce le conflit et ça augmente les chances que tu récupères effectivement l’argent.
La gestion locative sans y passer tes dimanches
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Et si le locataire refuse de payer ?
C’est le scénario redouté. Tu envoies ton recommandé, tu fournis les justificatifs, et le locataire répond : “je ne paierai pas”. Que faire ?
Trois recours possibles, par ordre de gravité croissante.
1. L’injonction de payer
C’est la procédure la plus simple et la moins coûteuse. Tu déposes une requête au tribunal judiciaire avec ton dossier (lettre de régularisation, justificatifs, preuve de non-paiement).
Si le juge estime ta créance fondée, il rend une ordonnance d’injonction. Le locataire a 1 mois pour payer ou faire opposition. S’il ne fait rien, tu obtiens un titre exécutoire qui te permet de faire saisir par un commissaire de justice.
Coût : environ 35 euros de frais de greffe + éventuels honoraires d’avocat si tu en prends un (pas obligatoire).
2. Le congé pour motif légitime et sérieux
Si le non-paiement persiste et que le locataire continue à louer, tu peux délivrer un congé à la prochaine échéance du bail (3 ans pour une location nue, 1 an pour un meublé).
Le motif “refus répété de régulariser les charges” est reconnu comme motif légitime et sérieux par la jurisprudence. Mais il faut que le refus soit documenté (lettres, mises en demeure) et persistant.
Le congé doit être envoyé 6 mois avant l’échéance (3 mois pour un meublé) par LRAR ou acte de commissaire de justice.
3. La résiliation judiciaire du bail
C’est le recours le plus lourd : tu demandes au tribunal de résilier le bail en cours, sans attendre l’échéance. Le juge apprécie la gravité de la situation.
Pour être honnête, c’est rarement proportionné pour une régularisation impayée. Si le loyer de base est payé chaque mois, le juge considérera que le bail fonctionne normalement et refusera probablement la résiliation.
En pratique, l’injonction de payer suffit dans 90% des cas.
Le conseil pragmatique : peser le coût émotionnel
Avant d’engager une procédure, fais le calcul honnêtement.
Pour chaque année de régularisation :
- Montant moyen d’un complément de charges : 100 à 500 euros
- Coût d’une injonction de payer : 35 à 200 euros (selon si tu prends un avocat)
- Temps à consacrer : quelques heures de préparation
Ce que tu ne peux pas chiffrer :
- La dégradation de la relation avec le locataire
- Le risque que le locataire commence à cumuler les impayés (par ressentiment ou par vraie difficulté)
- Le stress et les allers-retours administratifs
- Si le bail est ancien, le risque de décrocher le dossier
Dans le cas de ma cousine, le total cumulé sur 3 ans atteignait presque 2 000 euros. Elle a décidé d’y aller, en proposant d’emblée un étalement sur 12 mois. La locataire a payé sans protester.
Si les montants sont plus modestes (300-500 euros par an), certains bailleurs préfèrent lâcher l’affaire et reprendre proprement à partir de l’année suivante. C’est une décision perso — je ne te jugerai pas.
Comment ne plus jamais être dans cette situation
La régularisation annuelle, c’est un truc qu’on reporte facilement. Le syndic envoie l’arrêté des comptes en mai, tu te dis “je le ferai le week-end”, et 6 mois plus tard c’est toujours sur ton bureau.
Mes règles personnelles :
- Calendrier annuel : je me mets un rappel fin mai et fin septembre. Si je n’ai pas reçu l’arrêté du syndic en juin, je les relance.
- Traiter dans la foulée : dès que j’ai l’arrêté, je bloque 30 minutes un dimanche matin pour faire le décompte.
- Notifier sous 30 jours : envoi du décompte au locataire dans le mois qui suit la réception de l’arrêté.
- Tout archiver au même endroit : arrêtés, décomptes, preuves d’envoi. Au même endroit que les quittances et l’état des lieux.
Sur Logio, j’ai une vue d’ensemble par locataire avec les régularisations faites (et surtout, celles qui ne le sont pas encore). Quand un exercice n’est pas régularisé 6 mois après la clôture, j’ai une alerte. Plus moyen d’oublier.
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Questions fréquentes
J'ai hérité d'un bien loué. Je peux remonter sur les régularisations non faites par le défunt ?
Oui, dans la limite des 3 ans glissants. Les droits et obligations du défunt passent à ses héritiers (article 1742 du Code civil). Tu peux donc réclamer les régularisations non faites, avec les mêmes règles et justificatifs. En revanche, les régularisations de plus de 3 ans sont perdues — la prescription court de la date d’exigibilité, pas de la date du décès.
Mon bail prévoit un forfait de charges. Puis-je régulariser quand même ?
Non. Si le bail prévoit un forfait (courant en meublé), il n’y a jamais de régularisation, quelle que soit la différence avec les charges réelles. Le forfait est fixe. Si ton bail est en location nue avec un forfait, c’est probablement illégal — seule la provision avec régularisation annuelle est autorisée pour les locations nues.
La TEOM fait-elle partie des régularisations que je peux rattraper ?
Oui. La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est 100% récupérable sur le locataire. Si tu ne l’as pas facturée les années passées, tu peux la rattraper dans la limite des 3 ans. Tu trouves le montant exact sur ton avis de taxe foncière de chaque année.
Puis-je aussi rattraper les révisions de loyer non faites ?
Oui, dans les mêmes 3 ans. Mais attention : la révision de loyer doit être prévue dans ton bail (clause d’indexation sur l’IRL). Si la clause existe mais n’a pas été appliquée, tu peux rattraper en remontant 3 ans. Si la clause n’existe pas, le loyer est bloqué et tu ne peux rien rattraper. Je détaille ça dans un autre article bientôt.
Le locataire est parti il y a 6 mois. Je peux encore régulariser ?
Oui, à condition de le contacter à sa nouvelle adresse. Le bail est terminé mais les créances nées pendant le bail restent dues pendant 3 ans. Si tu as gardé une partie du dépôt de garantie (max 20%) en attendant la régularisation, tu peux maintenant faire le décompte final et soit déduire de la caution restante, soit réclamer le complément.
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Guillaume Pons — Bailleur à Montpellier et créateur de Logio. J’ai créé Logio pour simplifier la gestion locative des propriétaires qui gèrent seuls. Je ne suis pas avocat ; cet article reflète ma compréhension de la loi à la date de publication.
Questions fréquentes
Comment se calcule exactement le délai de prescription de 3 ans pour les charges ?
Le délai court à partir du moment où le bailleur aurait dû agir, c'est-à-dire la date à laquelle la régularisation aurait pu être faite (typiquement après réception du décompte annuel de copropriété). Concrètement, si tu reçois en mai 2026 les comptes du syndic pour l'exercice 2025, tu as jusqu'en mai 2029 pour réclamer la régularisation. Pour les charges de 2023, tu peux remonter jusqu'à mai 2026 (selon ta date de notification). Au-delà, la dette est juridiquement éteinte, même si le locataire reconnaît la devoir. Conserve toujours les dates de réception des décomptes du syndic.
Que faire si le locataire refuse de payer la régularisation rétroactive ?
Commence par l'amiable : envoie un courrier détaillé avec les pièces justificatives (décompte du syndic, ventilation des charges récupérables) et propose un échelonnement sur 12 mois. La loi ALUR le rend même obligatoire si la régularisation porte sur plus d'un an. Si le locataire refuse toujours, saisis la commission départementale de conciliation (gratuit, environ 2 mois). En dernier recours, le tribunal judiciaire (juge des contentieux de la protection) peut être saisi : la procédure coûte environ 100 € en frais et dure 6 à 9 mois. Le locataire ne peut pas refuser une dette légalement justifiée.
Une agence qui gère mon bien peut-elle bloquer la régularisation ?
Non, jamais. Tu restes propriétaire et créancier des sommes dues, même si une agence gère le bien. Le mandat de gestion peut prévoir que l'agence s'en charge, mais en cas de négligence, tu peux reprendre la main directement. Envoie une lettre recommandée à l'agence demandant la régularisation dans un délai de 30 jours, puis adresse-toi en parallèle au locataire en doublant l'agence. Si l'agence a oublié plusieurs années consécutives, tu peux engager sa responsabilité professionnelle pour récupérer les sommes prescrites (couvertes par sa RC pro).
Quelles charges sont récupérables auprès du locataire ?
Uniquement celles listées par le décret du 26 août 1987. Sont récupérables : eau froide et chaude des parties communes, chauffage collectif, électricité des parties communes, entretien des ascenseurs, taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), entretien des espaces verts, contrat d'entretien chaudière, gardiennage (partiellement). Ne sont pas récupérables : honoraires du syndic, gros travaux, frais bancaires, ravalement, remplacement d'ascenseur. Une régularisation qui inclut des postes non récupérables peut être contestée intégralement par le locataire. Vérifie chaque ligne avant d'envoyer le décompte.
Faut-il faire une régularisation chaque année même si la différence est faible ?
Oui, légalement obligatoire et fortement recommandé. Le bailleur doit envoyer un décompte annuel des charges avec les justificatifs au moins un mois avant la régularisation. Sauter une année expose à deux risques : la prescription qui efface la dette, et un cumul difficile à expliquer au locataire (effet "ardoise" qui crée du conflit). Même si la différence est de 30 €, fais le décompte, envoie-le par mail avec accusé de réception et conserve une copie. C'est aussi l'occasion d'ajuster la provision mensuelle, à la hausse ou à la baisse, pour éviter les surprises l'année suivante.
Puis-je régulariser après le départ du locataire ?
Oui, dans la limite des 3 ans de prescription. Si le décompte de copropriété arrive après la sortie du locataire, tu peux retenir la régularisation sur le dépôt de garantie, à condition de fournir le justificatif détaillé. Si la somme dépasse le dépôt, tu adresses une mise en demeure au locataire à sa nouvelle adresse. En l'absence de réponse, saisir le tribunal reste possible jusqu'à 3 ans après l'exigibilité. À l'inverse, si la régularisation est en faveur du locataire, tu dois rembourser la différence dans les 2 mois suivant l'état des lieux de sortie.