La bascule, sans rien laisser filer
Une fois vos baux repris, le tableau de bord montre chaque loyer encaissé ou attendu, et ce qui demande votre attention : une relance à faire, une révision de loyer, une fin de bail qui approche.
Revenus nets, alertes à traiter et prochaines échéances.
Reprendre ma gestion →Sur votre ordinateur comme sur votre téléphone
100% gratuit · Sans engagement · Données hébergées dans l'Union européenne
Changer de gestionnaire fait peur pour trois raisons concrètes : un loyer qui se perd entre deux comptes, une pièce du dossier qui disparaît, un locataire qui s’inquiète. Ces trois risques existent, et ils se préparent. Presque tout se joue dans les semaines qui précèdent la date de fin du mandat.
Ce guide est le calendrier de la bascule, que vous passiez à une autre agence ou à la gestion en direct. La procédure de résiliation elle-même (préavis, loi Chatel, lettres types) est détaillée dans notre guide pour résilier un mandat de gestion locative : ici, on part du moment où vous connaissez votre date de fin.
Trois destinations, trois bascules différentes
Vers une autre agence. La bascule est la plus simple pour vous : la nouvelle agence reçoit le dossier et prend le relais. Le point de vigilance est la date : le nouveau mandat démarre le jour où l’ancien prend fin, pas avant. Comparez les honoraires, de l’ordre de 5 à 10 % HT des sommes encaissées selon l’agence et la ville, et surtout les clauses de durée, de préavis et de sortie anticipée : elles fixeront le prix de votre prochain départ.
Vers la gestion en direct. Tout ce que l’agence faisait sans que vous le voyiez vous revient : encaisser et pointer les loyers, remettre les quittances, relancer, réviser le loyer à sa date, régulariser les charges, réclamer l’attestation d’assurance chaque année, organiser les réparations. Pour un ou deux logements loués sans histoire, cela tient en quelques heures par mois, davantage les mois d’entrée ou de sortie d’un locataire. Ce que coûte vraiment une agence, poste par poste, est chiffré dans notre guide gestion locative : seul ou agence.
Le mélange des deux. Deux formules courantes :
- Confier la seule mise en location à une agence (visites, dossier, bail, état des lieux), puis gérer en direct. Les honoraires sont encadrés : la part payée par le locataire est plafonnée à 12 € par m² en zone très tendue, 10 € en zone tendue et 8 € ailleurs, plus 3 € par m² pour l’état des lieux (décret n° 2014-890), et la part du bailleur ne peut pas être inférieure à celle du locataire.
- Garder l’agence pour un bien éloigné, reprendre ceux qui sont proches. Chaque mandat se lit et se résilie selon ses propres clauses.
Le calendrier de la bascule
| Quand | Ce qu’il faut faire |
|---|---|
| Trois mois avant | Relire le mandat (échéance, préavis, reconduction), choisir la destination, vérifier si la loi Chatel vous libère plus tôt |
| Avant la date limite du préavis | Envoyer la lettre de non-reconduction ou de résiliation, en recommandé |
| Un mois avant | Demander par écrit la date de reddition des comptes, la liste des pièces, la liste des contrats en cours, les clés ; vérifier l’assurance loyers impayés |
| Deux à trois semaines avant | Préparer le compte qui recevra les loyers et votre outil de gestion ; souscrire une assurance loyers impayés à votre nom si vous en voulez une |
| Une à deux semaines avant | Prévenir le locataire par écrit, et la CAF ou la MSA si elle versait l’aide au logement à l’agence |
| Le jour de la fin | Recevoir les comptes, le solde, le dépôt de garantie, le dossier et les clés |
| Le premier mois | Vérifier l’arrivée du premier loyer, remettre la quittance, noter les dates clés du bail |
Deux dates comptent plus que les autres : la date limite du préavis, qui décide si vous partez à cette échéance ou dans un an, et le premier loyer qui vous revient. Toute la bascule consiste à faire coïncider la fin du mandat, l’information du locataire et le changement de compte.
La passation : ce qui doit changer de mains
Tout mandataire doit rendre compte de sa gestion et reverser tout ce qu’il a reçu en vertu du mandat (article 1993 du Code civil). Faites la liste par écrit, en quatre familles.
Les documents. Le bail et ses avenants ; l’état des lieux d’entrée, et l’inventaire si le logement est meublé ; le dossier de diagnostic technique ; l’acte de cautionnement s’il y a un garant ; l’attestation d’assurance du locataire ; la dernière révision du loyer avec l’indice utilisé ; les décomptes et régularisations de charges ; les comptes rendus de gestion.
L’argent. Le solde de votre compte de gestion, l’état des loyers payés et des impayés en cours, et le dépôt de garantie : c’est vous, ou votre nouvelle agence, qui le restituerez au locataire à son départ (article 22 de la loi du 6 juillet 1989). Demandez aussi les provisions sur charges encaissées et les dépenses payées depuis la dernière régularisation : la prochaine vous revient.
Les contrats. L’assurance loyers impayés souscrite dans un contrat de groupe de l’agence s’arrête en général avec le mandat : vérifiez-le, et voyez notre guide de l’assurance loyers impayés pour la remplacer. Les contrats signés en votre nom pendant le mandat (entretien, assurance d’un immeuble) vous engagent (article 1998 du Code civil) et continuent : demandez-en la liste avec leurs échéances.
Les accès. Clés, badges, codes, bips de parking, boîtes aux lettres.
Si vous partez vers une autre agence, faites remettre ce dossier directement à elle, avec copie pour vous. Si vous reprenez en direct, rangez-le dès réception, bien par bien.
Le dossier de l'agence, repris sans ressaisie
Déposez dans Logio le dernier relevé de gérance ou le tableau Excel de l'agence : vos biens, vos locataires et vos baux sont créés après votre vérification. Les pièces se rangent ensuite par bien.
100% gratuit • Sans engagement • Données hébergées dans l'Union européenne.
Le locataire : ce qu’il doit savoir, et quand
Le locataire n’a rien à accepter : son bail le lie à vous, le bailleur, pas à l’agence. Loyer, durée et conditions restent identiques. Mais il doit être prévenu par écrit, avant la date de fin, et pas seulement par politesse : tant qu’il ignore le changement, un loyer qu’il verse de bonne foi à l’agence reste valablement payé (article 2005 du Code civil).
Votre courrier doit répondre en une lecture à trois questions : à partir de quel loyer il paie ailleurs, sur quel compte, et à qui il s’adresse désormais.
Objet : votre logement situé [adresse du bien], nouvel interlocuteur à partir du [date]
Madame, Monsieur,
La gestion de votre logement par [nom de l’agence] prend fin le [date]. À partir de cette date, [je m’en occupe directement / elle est confiée à [nom de la nouvelle agence]].
Votre bail ne change pas : le loyer, les charges, la durée et toutes ses conditions restent les mêmes. Votre dépôt de garantie est reversé au bailleur, qui vous le restituera à votre départ.
À partir du loyer de [mois], merci de le verser sur le compte suivant : [IBAN], au nom de [titulaire]. Si vous payez par virement permanent ou par prélèvement, pensez à le modifier.
Pour toute question : [téléphone], [adresse email].
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Votre nom]
Les premiers mois : là où les loyers se perdent
La plupart des incidents de bascule viennent de quatre oublis.
- Le virement permanent du locataire pointe toujours vers l’ancien compte. Vérifiez l’arrivée du premier loyer à sa date, et relancez le locataire dès le lendemain s’il manque.
- L’aide au logement versée directement à l’agence continue d’y arriver tant que la CAF ou la MSA n’est pas prévenue.
- Un impayé en cours ne disparaît pas avec le mandat : la dette est envers vous. Récupérez l’état de la dette, les relances et, s’il y en a, les actes du commissaire de justice. Si une assurance loyers impayés avait été saisie, demandez par écrit ce que devient le dossier.
- Les dates du bail. Notez la date de révision du loyer et l’indice utilisé : une révision oubliée se demande dans l’année, et ne prend effet qu’à compter de votre demande (article 17-1 de la loi du 6 juillet 1989). Notez aussi la date anniversaire de l’attestation d’assurance, et celle de la prochaine régularisation des charges.
Si vous gérez désormais en direct, remettez la quittance dès le premier loyer encaissé : c’est gratuit pour le locataire qui la demande (article 21 de la loi du 6 juillet 1989), et notre modèle de quittance de loyer vous donne les mentions. Et si vous restez finalement en agence, il est toujours temps de négocier vos frais de gestion avant de signer le nouveau mandat.
Ce qu’il faut retenir
- Partez de la date de fin du mandat : la résiliation se règle avant, la bascule se prépare autour.
- Ne faites jamais chevaucher deux mandats : le nouveau commence le jour où l’ancien finit.
- Listez la passation par écrit : documents, argent (dont le dépôt de garantie), contrats en cours, accès.
- Prévenez le locataire avant la date de fin, et la CAF ou la MSA si elle payait l’agence.
- Surveillez le premier loyer et les virements permanents.
- Notez les dates du bail : révision du loyer, attestation d’assurance, régularisation des charges.
Guillaume Pons — bailleur à Montpellier et créateur de Logio. J’ai créé Logio pour simplifier la gestion locative des propriétaires qui gèrent seuls. Je ne suis ni avocat ni notaire : cet article reflète ma compréhension des textes au 13 octobre 2026.
Questions fréquentes
Le nouveau gestionnaire peut-il résilier l'ancien mandat à ma place ?
Non, pas en son nom. C'est vous qui avez signé l'ancien mandat : c'est donc à vous d'y mettre fin. Certaines agences proposent de préparer la lettre, mais elle part à votre nom et sous votre signature. Faites démarrer le nouveau mandat le jour où l'ancien prend fin, jamais avant : deux mandats en même temps, ce sont deux agences qui peuvent encaisser le même loyer et vous facturer le même mois.
Mon locataire paie par prélèvement automatique : que faire ?
Il faut un nouveau mandat de prélèvement. Celui que le locataire avait signé autorisait l'agence à prélever sur son compte, au profit de l'agence : il ne vous suit pas. Deux solutions : le locataire passe au virement permanent vers votre compte, ou vous lui faites signer un mandat de prélèvement à votre nom, ce qui suppose que votre banque vous permette de prélever. Prévoyez-le dans votre courrier au locataire, avant la date de fin, pour qu'aucun mois ne tombe entre deux.
Mon locataire est garanti par Visale : que faut-il faire ?
Récupérer le contrat et prévenir Visale. La garantie Visale vous couvre, vous, le bailleur, mais l'agence a pu la gérer pour votre compte. Demandez-lui le numéro et les justificatifs du contrat de cautionnement avec le dossier, puis signalez à Visale le changement d'interlocuteur et vos coordonnées avant la date de fin. En cas d'impayé, c'est vous qui ferez désormais les démarches, dans les délais prévus par le contrat : gardez-les sous la main.
L'original du bail est-il chez l'agence ?
Souvent, oui. Un bail signé sur papier s'établit en autant d'originaux qu'il y a de parties ayant un intérêt distinct (article 1375 du Code civil) : le vôtre a pu rester à l'agence, qui signait parfois en votre nom. Réclamez-le avec le dossier, ainsi que l'original de l'état des lieux d'entrée et de l'acte de cautionnement s'il y a un garant. Si le bail a été signé électroniquement, demandez le fichier signé et sa preuve de signature, pas une simple copie.
Combien de temps garder les documents que l'agence me rend ?
Cela dépend du document. Les actions nées du bail se prescrivent par trois ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989) : gardez quittances, décomptes de charges et échanges au moins trois ans après leur date. Le bail, les états des lieux et l'acte de cautionnement, toute la durée de la location, puis trois ans. Les justificatifs de vos déclarations de revenus fonciers, au moins trois ans. Et les factures de travaux tant que vous détenez le bien : elles peuvent réduire la plus-value le jour où vous vendez.
Que faire si l'ancienne agence encaisse encore un loyer après la date de fin ?
Le réclamer à l'agence, pas au locataire. S'il ignorait le changement, son paiement à l'agence reste valable (article 2005 du Code civil), et l'agence doit vous reverser tout ce qu'elle a reçu en vertu du mandat (article 1993 du Code civil). Réclamez la somme par écrit, puis par mise en demeure si elle tarde. Vérifiez au passage que votre courrier au locataire est bien arrivé, et renvoyez-le au besoin : le mois suivant ne doit plus partir chez l'agence.