Tes charges suivies bien par bien, toute l'année
Logio rapproche les provisions encaissées des charges réelles de chaque bien. Tu vois ce qui est récupérable, ce qui ne l'est pas, et la régularisation annuelle se prépare en quelques minutes sans ressortir une année de relevés.
Recettes, charges déductibles et résultat foncier net.
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Ma première année de bailleur, j’ai refacturé à mon locataire une ligne « honoraires syndic » que j’avais repérée sur le décompte. Logique, je payais, je récupérais, non ? Sauf que non : c’est strictement non récupérable, et si mon locataire l’avait remarqué, il pouvait contester toute la régularisation. À l’inverse, j’ai longtemps oublié la TEOM — de l’argent que je laissais filer chaque année.
Le problème, c’est que la frontière entre « ce que je refacture au locataire » et « ce qui reste à ma charge » n’est pas intuitive. Elle est fixée par un texte précis : le décret n°87-713 du 26 août 1987, qui liste limitativement les charges récupérables.
Dans cet article, je te donne la liste complète, poste par poste : ce qui est récupérable, ce qui ne l’est pas, et les cas tordus (ascenseur, gardien, eau) qui piègent tout le monde. Si tu cherches plutôt comment calculer la régularisation, j’ai un guide dédié à la régularisation des charges locatives. Ici, on traite la liste de référence.
C’est quoi, une charge récupérable ?
Une charge récupérable (on dit aussi « charge locative ») est une dépense que tu avances en tant que propriétaire, mais que tu es autorisé à refacturer à ton locataire. La règle de fond tient en une phrase : sont récupérables les dépenses liées à l’usage du logement et à l’entretien courant de l’immeuble, pas celles qui relèvent de la propriété ou de la gestion.
Le décret de 1987 fixe une liste limitative : si une charge n’y figure pas, elle n’est pas récupérable, point. Tu ne peux pas « décider » qu’une dépense est récupérable parce qu’elle te semble juste.
La liste des charges récupérables (ce que tu refactures)
Voici les grands postes récupérables sur ton locataire, regroupés par catégorie :
- Parties communes : électricité des communs, entretien et menues réparations, produits d’entretien, ampoules, frais de personnel d’entretien.
- Eau : eau froide et eau chaude des parties communes et des locataires, entretien des compteurs, produits de traitement de l’eau.
- Chauffage collectif : combustible (fioul, gaz), entretien courant de la chaudière et des installations, réglage et purge.
- Ascenseur : électricité, entretien courant, contrat de maintenance, petites réparations.
- Espaces verts : entretien des allées, pelouses, taille, arrosage.
- Hygiène : fourniture des sacs et sels, entretien des locaux poubelles, désinsectisation.
- TEOM : la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur ton avis de taxe foncière.
Pour trier ton décompte sans te tromper et estimer la provision mensuelle à demander, le calculateur de charges récupérables applique le décret de 1987 ligne par ligne à ta place.
La liste des charges NON récupérables (ce qui reste à toi)
À l’inverse, ces postes restent à ta charge de propriétaire, même s’ils apparaissent sur le décompte du syndic :
- Honoraires et frais de gestion du syndic — l’erreur n°1 des débutants.
- Assurance multirisque de l’immeuble (la MRI de la copropriété).
- Gros travaux : ravalement de façade, réfection de toiture, étanchéité.
- Remplacement d’équipements : chaudière, cabine ou moteur d’ascenseur, canalisations.
- Honoraires de mise en location et frais administratifs de copropriété.
Le repère simple, quand tu hésites : l’entretien courant est récupérable, la grosse réparation et la gestion ne le sont pas. Une chaudière qu’on entretient = récupérable. Une chaudière qu’on remplace = non récupérable.
Bonne nouvelle au passage : la plupart de ces charges non récupérables sont déductibles de tes revenus fonciers. Tu ne les refactures pas au locataire, mais tu les récupères côté impôt (j’y reviens plus bas).
Ne laisse plus filer une charge récupérable
Logio rapproche les provisions encaissées des charges réelles, bien par bien. Tu sais ce que tu peux refacturer, ce qui reste à ta charge, et la régularisation annuelle se prépare en quelques minutes — TEOM comprise.
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Les trois cas qui piègent tout le monde
La liste a l’air simple, mais trois postes demandent de regarder le détail.
L’ascenseur
L’entretien courant (contrat de maintenance, petites réparations, électricité) est récupérable. Mais le remplacement de la cabine, du moteur ou la mise aux normes, c’est du gros travaux : non récupérable. Si ton syndic met tout sur la même ligne « ascenseur », tu dois creuser pour séparer les deux.
Le gardien ou concierge
C’est le cas le plus subtil. Le taux récupérable dépend de ses missions :
- Il assure l’entretien des communs ET la sortie des poubelles → environ 75 % récupérable.
- Il n’assure qu’une seule des deux → environ 40 % récupérable.
- Il ne fait que de la surveillance / gardiennage → non récupérable.
Vérifie la nature des tâches sur le décompte avant de refacturer.
L’eau et le chauffage
L’eau et le chauffage collectifs sont récupérables. En revanche, si ton locataire a un contrat individuel (compteur d’eau ou chaudière à lui), il paie directement le fournisseur : ça ne passe pas par toi, donc rien à récupérer sur ces postes.
Récupérable, déductible, ou ni l’un ni l’autre ?
C’est la confusion qui fait perdre le plus d’argent (ou crée le plus de litiges). Une dépense peut être :
- Récupérable sur le locataire (entretien courant, TEOM, eau collective…).
- Déductible de tes revenus fonciers mais pas récupérable (honoraires syndic, assurance MRI, intérêts d’emprunt, taxe foncière hors TEOM…).
- Ni l’un ni l’autre côté charges courantes mais amortissable ou imputable autrement (gros travaux, qui peuvent relever du déficit foncier).
La règle d’or : une dépense ne se récupère jamais deux fois. Si tu refactures une charge au locataire, tu ne la déduis pas en plus de tes revenus fonciers, et inversement. Garder cette distinction au clair dans tes archives t’évite les doubles comptages.
Ce qu’il faut retenir
- Les charges récupérables sont fixées par une liste limitative (décret du 26 août 1987) : hors liste = non récupérable.
- Récupérables : entretien des parties communes, eau et chauffage collectifs, entretien ascenseur, espaces verts, hygiène, et la TEOM (sur ta taxe foncière).
- Non récupérables : honoraires de syndic, assurance de l’immeuble, gros travaux, remplacement d’équipements.
- Trois pièges : ascenseur (entretien oui, remplacement non), gardien (75 % ou 40 % selon les tâches), eau/chauffage (collectif oui, individuel non).
- Ne confonds pas récupérable (sur le locataire) et déductible (sur l’impôt) — et ne récupère jamais deux fois la même dépense.
- Une charge oubliée se rattrape jusqu’à 3 ans en arrière.
Trier les charges récupérables, ce n’est pas sorcier une fois la liste en tête — c’est surtout une question de rigueur ligne par ligne, chaque année. C’est exactement ce que Logio t’aide à faire, gratuitement : suivre tes charges bien par bien et préparer ta régularisation sans rien laisser filer.
Questions fréquentes
La TEOM est-elle récupérable sur le locataire ?
Oui, à 100 %. La taxe d'enlèvement des ordures ménagères figure sur ton avis de taxe foncière (et non sur le décompte du syndic), sur une ligne dédiée. Elle est intégralement récupérable sur le locataire. C'est le poste le plus souvent oublié par les bailleurs débutants : pour un appartement, ça représente facilement plusieurs dizaines à quelques centaines d'euros par an que tu laisses sur la table si tu ne la refactures pas. Pense à la rapprocher de ta taxe foncière chaque année.
Quelle est la différence entre charges récupérables et charges déductibles ?
Ce sont deux logiques opposées, et la confusion coûte cher. Les charges récupérables sont celles que tu refactures à ton locataire (décret de 1987). Les charges déductibles sont celles que tu retires de tes revenus fonciers au moment de l'impôt. Une même dépense ne se traite jamais deux fois : les honoraires de syndic, par exemple, sont non récupérables sur le locataire mais déductibles fiscalement. Récupérable = tu te rembourses sur le locataire. Déductible = tu te rembourses sur l'impôt.
Les honoraires du syndic sont-ils récupérables sur le locataire ?
Non. Les honoraires de gestion du syndic, les frais administratifs, l'assurance multirisque de l'immeuble, le ravalement de façade et le remplacement d'équipements (chaudière, cabine d'ascenseur) sont à 100 % à ta charge de propriétaire. Si tu les inclus par erreur dans le décompte du locataire, ce dernier peut contester l'intégralité de la régularisation et exiger un remboursement, voire saisir la commission de conciliation. Bonne nouvelle : ces frais non récupérables sont en général déductibles de tes revenus fonciers.
Les frais de gardien ou de concierge sont-ils récupérables ?
En partie, et le taux dépend de ses tâches. Si le gardien assure à la fois l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles, tu peux récupérer environ 75 % de sa rémunération. S'il n'assure qu'une seule de ces deux missions, c'est environ 40 %. S'il ne fait que du gardiennage ou de la surveillance, ce n'est pas récupérable. Le décompte du syndic précise normalement la nature des tâches : vérifie-la avant de refacturer, c'est un poste souvent mal réparti.
Comment récupérer les charges : forfait ou provision ?
Cela dépend du bail. En location nue, c'est obligatoirement une provision mensuelle suivie d'une régularisation annuelle sur les charges réelles. En location meublée, tu peux opter pour un forfait de charges : un montant fixe, sans régularisation, mais qui ne peut pas être manifestement disproportionné. La provision est plus juste (tu refactures le réel), le forfait est plus simple (zéro paperasse annuelle) mais tu assumes l'écart. Choisis selon ton temps et la stabilité des charges.
Que faire si j'ai oublié de récupérer des charges les années passées ?
Tu peux remonter jusqu'à 3 ans. Le délai de prescription pour réclamer une régularisation de charges est de trois ans : au-delà, la créance est éteinte, même si le locataire reconnaît la devoir. Concrètement, tu peux donc rattraper les charges récupérables non facturées sur les trois dernières années, à condition de fournir un décompte détaillé et les justificatifs. Je détaille la marche à suivre dans mon guide sur la régularisation de charges oubliée. Ne traîne pas : chaque année qui passe efface la plus ancienne.